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Email - Règles, configuration, outils

1. Généralités

Le service de messagerie de l'EPFL est centralisé. Il est basé depuis 2008 sur Microsoft Exchange qui offre également le service de calendriers partagés. Ces services sont documentés sur le portail it.epfl.ch. Cette page web présente les points essentiels relatifs à l'Email.

Parmi les règles de fonctionnement du service Email, notez en particulier les points suivants :

  1. Toute personne à l'EPFL (collaborateur ou étudiant) dispose d'une adresse Email, sous la forme prénom.nom@epfl.ch, et d'une boîte aux lettres associée.
  2. Lorsque l'utilisateur quitte l'École, la boîte reste accessible 6 mois (le temps de communiquer son changement d'adresse...), en suite de quoi l'adresse est désactivée et la boîte supprimée (avec tous les messages qu'elle contient). Les retraités peuvent faire la demande à d'une adresse de type prénom.nom@seniors.epfl.ch (sans boîte aux lettres) qui sera redirigée vers l'adresse privée indiquée par l'utilisateur.
  3. La taille maximum des boîtes aux lettres (quota) pour l'ensemble de vos dossiers sur le serveur est de 7.5 GB pour le personnel et 1 GB pour les étudiants.
  4. La taille maximum de chaque message acceptée par le serveur Email EPFL est de 30 MB. Mais compte tenu du fait que les annexes sont encodées (MIME-base64 => 3 octets binaires encodés sur 4 octets imprimables), cela correspond, dans la pratique, à une taille totale maximum des annexes par message d'env. 20-25 MB.
  5. Lorsque vous soumettez votre message à plusieurs destinataires via une liste email EPFL (listes de volées d'étudiants, liste de collaborateurs d'unité ou institut...), la taille du message (y.c. éventuelles pièces jointes) multipliée par le nombre de destinataires ne doit pas dépasser 400 MB (pratiquement env. 300 MB en raison de l'encodage base64). Dans la pratique, abstenez-vous de mettre des pièces jointes volumineuses ; remplacez-les par des liens vers ces documents déposés sur un service de partage de fichiers (tel que ENACSHARE). Si vous incorporez des images, veillez à réduire leur dimension/résolution de façon adaptée à un affichage écran.
  6. S'agissant de messages envoyés vers l'extérieur, la taille n'est pas limitée par l'EPFL, mais pensez qu'elle l'est sûrement par le serveur Email du destinataire !
  7. À l'envoi et la réception, l'EPFL procède à un filtrage anti-virus des messages. De plus les annexes de certains types qui seraient susceptibles de contenir des virus (extensions .exe, .scr, .pif... voir la liste ici) sont systématiquement rejetées !

2. Accès à votre boîte aux lettres

Pour accéder à votre boîte aux lettres Exchange EPFL (relever votre courrier, envoyer des messages), vous pouvez envisager les 2 modes décrits ci-dessous.

a) Mode WebMail (i.e. depuis un navigateur web)

Remarque préalable: les navigateurs web que nous vous recommandons sont Firefox (open-source, toutes plateformes), Safari (Mac OS X), Google Chrome. De façon générale Microsoft Internet Explorer n'est pas recommandé (plus grande vulnérabilité au niveau sécurité, mauvaise compatibilité par rapport aux standards définis par le consortium W3C...).

Sans aucun réglage particulier de votre navigateur web, vous pouvez accéder à votre boîte Email EPFL en utilisant à choix l'une des interfaces web suivantes (l'authentification s'appuyant sur vos usename/password Gaspar) :

WebMail EWA/OWA
(Exchange/Outlook Web App) propre à MS Exchange
Adresse/URL: ewa.epfl.ch (connexion sécurisée)
WebMail IMP
(Internet Messaging Program / Horde)
Adresse/URL: https://webmail.epfl.ch/horde/imp (connexion sécurisée)
Notez que les paramètres définis dans chacune de ces applications webmail ne sont pas récupérés dans l'autre (p.ex. les carnets d'adresse définis dans EWA ne sont pas visibles sous IMP et vice-versa)

Le WebMail est très facile d'accès (ne nécessitant aucune configuration spécifique) et offre une haute sécurité (authentification et communication entièrement cryptées de bout en bout). Comme il laisse le courrier en place sur le serveur, vous retrouvez tous vos messages lors d'une relève ultérieure depuis un autre poste.

S'agissant de l'utilisation du WebMail depuis la machine de quelqu'un d'autre ou sur un poste public (salle de PCs, cyber-café...), prenez encore garde à ceci :

b) En utilisant une application Email (client Email)

Remarque préalable: parmi les applications éprouvées, nous recommandons : Avant d'accéder à votre boîte Email EPFL, vous devez préalablement configurer votre application cliente Email en utilisant les paramètres indiqués dans le tableau ci-dessous.

Votre adresse Email
(Return Address, Reply-to Address...)
Votre "adresse logique" qui a la forme: prenom.nom@epfl.ch (sans caractères accentués !)
Votre nom d'utilisateur
(Username, Login Name...)
Celui-ci, demandé dans la configuration IMAP/POP & SMTP, est votre username Gaspar EPFL
a) Serveur de courrier entrant IMAP4 ou POP3
(Incomimg Mail Server)
Server: ewa.epfl.ch

Protocole/port: 993/IMAP sécurisé SSL/TLS, ou 995/POP sécurisé SSL/TLS :
• choisir de préférence IMAP permettant de lire le courrier en le laissant sur le serveur (figure),
• contrairement au protocole POP qui rapatrie les messages localement sur la machine (figure).

Authentication method: sous Thunderbird, choisissez "Normal password" (et non pas Encrypted, Kerberos ou NTLM)

b) Serveur de courrier entrant en mode MAPI Le protocole MAPI est une alternative à IMAP ou POP proposée par certaines applications Email seulement (Outlook notamment) :
Serveur Exchange: ewa.epfl.ch
Serveur de courrier sortant SMTP
(Outgoing Mail Server)
Pour que l'envoi fonctionne sur le campus EPFL ainsi qu'à l'extérieur (sans devoir lancer le logiciel VPN-EPFL) optez pour la configuration suivante :
• Server: mail.epfl.ch (passerelle SMTP: figure)
• Security: SSL/TLS
• Port: 465
• Authentication method: Normal password (et non pas Encrypted, Kerberos ou NTLM)
Serveur d'annuaire LDAP
(pour rechercher les adresses Email des collaborateurs et étudiants)
• LDAP Directory Server: ldap.epfl.ch
• Base DN: o=EPFL,c=CH
• Port: 636 (SSL)

Si vous créez sur le serveur des dossiers de messages, ils n'apparaîtront pas forcément automatiquement dans votre application Email. Par exemple sous Thunderbird, il vous faudra faire : <clic-droite> sur le nom du serveur IMAP, puis "S'abonner..." ou "Subscribe...", et cocher les dossiers correspondants. Le déplacement de messages d'un dossier à un autre s'effectue par simple <cliquer-déposer> (y compris pour récupérer des messages détruits depuis la Corbeille/Trash).

3. Autres fonctionnalités importantes, support...

  1. La page web ewa.epfl.ch/tools vous offre en outre les possibilités suivantes :

  2. Un filtrage anti-spam est par défaut automatiquement appliqué par l'EPFL sur votre adresse Email :

  3. Changement du mot de passe: votre mot de passe Email Exchange correspond à votre mot de passe Active Directory EPFL. Si celui-ci est "synchronisé" avec votre mot de passe Gaspar (ce qui est le cas par défaut), vous pouvez changer de façon globale vos mots de passe via le portail Gaspar.
    ATTENTION : si vous changez le mot de passe Email/AD depuis l'interface WebMail EWA (ce qui est très fortement DÉCONSEILLÉ), il sera alors désynchronisé de celui de Gaspar !

  4. En cas d'erreur de votre part ayant entraîné une perte de messages, l'interface WebMail EWA vous permet de restaurer vous-même les messages détruits au cours des 14 derniers jours. Pour cela faites <clic-droite> sur le dossier "Deleted Items", puis choisir "Récupérer les éléments supprimés", sélectionner les messages à récupérer, cliquer sur le bouton [Récupérer les éléments sélectionnés], choisir le dossier de réception, et cliquer sur [Récupérer]

4. Listes de distribution email

Toute personne disposant d'une adresse email EPFL fait partie d'un certain nombre de listes de distribution automatiquement générées selon l'affiliation de la personne (faculté, institut, unité, section, bâtiment, etc...). Pour connaître les listes auxquelles une personne appartient, recherchez celle-ci dans l'annuaire, puis cliquez sur le lien "Liste complète des adresses et fonctions", puis "Voir les données administratives", puis "Listes de distribution automatiques auxquelles appartient Prénom Nom".

S'agissant des listes email relatives aux étudiants (usage, politique de modération...), voyez cette page.

Si vous souhaitez mettre en place et gérer vous-même une liste de distribution email, il existe deux procédés :

  1. via la création d'un groupe, avec l'application groups.epfl.ch ;
    procédé convenant aux personnes disposant d'une adresse email EPFL ou d'un "compte invité"
  2. via le mécanisme de gestion de listes ezmlm ;
    convient à tout type de personne (adresses email EPFL ou externe), avec possibilité modération d'inscription et d'envoi de messages

5. Support

Pour toute question concernant les points abordés ci-dessus, vous pouvez obtenir de l'aide auprès du personnel du service ENAC-IT.