EPFL-ENAC | Rapports d'activité des unités ENAC-RA

ENAC-RA 2015 - Aide et FAQ

Avant-propos

ENAC-RA est une application web servant à l'élaboration des rapports d'activité annuels des unités ENAC depuis 2013. Élaborée à la demande de la Direction ENAC, elle est développée et supportée par le service ENAC-IT, en collaboration avec divers services de l'École dont nous récupérons certaines données (OGIF pour IS-Academia, VPSI pour Infoscience, Research Office pour GrantsDB).

Cette page décrit les nouveautés de l'édition 2015 de l'application ENAC-RA (signalées par l'icône ) et répond aux questions fréquemment posées. Elle est en permanence réactualisée au fur et à mesure des questions qui nous sont adressées ! L'interface de l'application ENAC-RA étant en anglais, afin de trouver un équilibre entre utilisateurs francophones et anglophones et compte tenu de nos ressources limitées, la présente page n'est proposée qu'en français seulement.

Cette page mentionne finalement les fonctionnalités que nous envisageons d'implémenter dans le futur (signalées par l'icône ).

Au cas où vous souhaiteriez accéder à l'ancienne FAQ de ENAC-RA 2014, suivez ce lien.

Table des matières

  1. Généralités et nouveautés
  2. Menu Education
  3. Menu Research
  4. Menu Dissemination
  5. Menu Outreach
  6. Menu Services
  7. Menu Vision
  8. Menu Synthesis

Généralités et nouveautés

Comment accéder à l'édition courante (2015) et aux éditions antérieures de notre rapport d'activité d'unité ?
Dans quelle langue faut-il saisir les informations ?
Bien que l'interface de l'application soit en anglais seulement, vous êtes libres de saisir les données en français ou en anglais !
Qui a accès à l'application web ENAC-RA ?
Les ayant droits n'ont accès qu'au rapport d'activité de l'unité à laquelle ils appartiennent (éventuellement plusieurs unités s'ils sont multi-accrédités).
Comment puis-je faire relire le rapport d'activité de notre unité à nos collaborateurs ?
Vous pouvez donner l'accès à votre rapport en lecture seule (vue Synthesis) à tous les membres de votre unité en activant l'option suivante : Tools & Help > Options, puis cocher "Authorize Staff access" et sauvegarder.
Quels sont les principes de base de l'interface utilisateur ENAC-RA ?
Tous les éléments cliquables de l'interface utilisateur sont en couleur orange :
Quelle est l'architecture de ENAC-RA et ses liens avec d'autres systèmes d'information de l'EPFL
Cela est présentée dans la figure ci-dessous. Vous constaterez que nous nous alimentons auprès de divers systèmes d'information de l'EPFL, essentiellement InfoScience, Accred, IS-Academia et GrantsDB. Concernant InfoScience il ne s'agit que d'une liaison dynamique (online), et s'agissant des autre systèmes d'un export/import ponctuel.

Notez que la base de donnée ENAC-RA 2015 est relativement complexe puisqu'elle comporte pas moins de 73 tables !

Quelles données proviennent des différents systèmes d'information EPFL ?
Les données récupérées se rapportent à l'année calendrier 2015 (janvier à décembre) et non pas l'année académique (septembre à août) !

a) Données que nous avons importées depuis IS-Academia (ISA) :

b) Données qui sont en lien direct avec InfoScience (live) : c) Données que nous avons importées depuis GrantsDB (dans l'état de début février 2016) :
Données résultant d'une combinaison de la précédente édition (2014) du rapport d'activité et de IS-Academia
Concernant les tableaux suivants : nous obtenons de IS-Academia la liste des gens ayant le statut de Postdocs et PhD thesis en 2015, personnes que nous avons donc introduites dans ces 2 tableaux. Puis nous avons remplacé dans certains champs (Research topic, Thesis title...) les valeurs reçues de IS-Academia par celles que vous aviez saisies dans le rapport d'activité de l'année précédente (qui sont souvent plus exactes que celles de IS-Academia).
Quelles données sont automatiquement reprises de la précédente édition (2014) du rapport d'activité ?
Les tableaux suivants sont déjà pré-remplis avec les données que vous aviez saisies l'an dernier ! Vous êtes prié de les vérifier, c'est-à-dire éditer ce qui a changé. Il est important que vous supprimiez vous-même ce qui ne concerne plus l'année 2015 :
Quelles nouvelles rubriques font leur apparition dans le rapport d'activité de cette année ?
Outre les nouveaux tableaux signalés plus haut par l'icône , il s'agit de :
Comment fonctionne la saisie de personnes ?
La saisie des personnes s'effectue de façon rigoureuse en s'appuyant sur le système d'annuaires de l'EPFL, la base de données de l'accréditation et une liste de personnes externes propre à ENAC-RA.
Vous constaterez que certains champs de saisie de personnes vous obligent de saisir un nom et un seul (ils sont signalés par *), et que d'autres vous permettent de saisir 0, 1 ou plusieurs personnes.

a) Principes de base de la saisie de personnes :

IMPORTANT : il faut toujours commencer par saisir le Nom de famille (Lastname) suivi d'une virgule puis le Prénom (Firstname) !

b) Saisie d'une personne (collaborateur ou étudiant) actuellement accréditée l'EPFL ou ayant été accréditée par le passé :

Lorsque vous débutez la saisie d'un Nom de famille, une liste déroulante apparaît, présentant toutes les personnes dont le nom commence par les caractères que vous avez frappés ! Si la liste est longue et que vous ne trouvez pas la personne recherchée, vous pouvez affiner votre recherche en frappant ensuite une virgule puis les premiers caractères du Prénom. Lorsque la personne recherchée apparaît, il suffit alors de la sélectionner dans cette liste !

Notez bien la signification des couleurs de la bordure de gauche :

  • rouge : ces personnes sont actuellement rattachées à l'Ecole ; vous voyez leur unité de rattachement principale (collaborateur) ou volée/section (étudiant), ainsi que leur numéro d'identification sciper/camipro
  • gris foncé : ces personnes ont été accréditées par le passé mais ont quitté l'Ecole
  • bleu : il s'agit de personnes externes n'ayant jamais été accréditées à l'EPFL mais que vous avez définies précédemment (voir point c) ci-dessous)
  • vert clair (n'apparaît pas tant que vous n'avez pas débuté la saisie du prénom !) : la personne saisie n'existe pas (voir point c) ci-dessous)
ATTENTION : soyez très attentif de sélectionner la bonne personne en cas d'homonymie ! Si vous vous êtes trompé, vous pourrez la supprimer en cliquant sur le bouton et recommencer le processus.

S'agissant des personnes couramment rattachées à l'École, leur nom apparaît ensuite dans les tableaux suivi en grisé de l'acronyme de l'unité de rattachement principale (collaborateurs) ou de la section/volée (étudiant).

c) Saisie d'une personne externe n'ayant jamais été accréditée à l'EPFL :

IMPORTANT : saisissez de façon rigoureuse et complète son Nom de famille suivi d'une virgule puis son Prénom, puis cliquez en-dessous dans la zone "Create new external contact..." (bordée à gauche de vert clair, voir illustration ci-contre). Si vous vous êtes trompé dans l'orthographe, supprimez-la en cliquant sur le bouton et recommencer la saisie.

Les personnes externes que vous avez ainsi saisies apparaîtront automatiquement, lors de saisies ultérieures de personnes, dans la liste déroulante de sélection de personnes, bordées à gauche de bleu !

Comment fonctionne la saisie d'institutions ?
Dans les éditions précédentes du rapport d'activité, plusieurs rubriques offraient un champ "Other institution". Celui-ci est remplacé par "Institution where taught (if not EPFL)" (tableau Additional teaching), "Advisee institution (if not EPFL)" (tableaux du chapitre Advising), "Institution" (tableaux Appointments at other institutions et Visiting scholars).

Lorsque vous définissez une institution, il faut désormais saisir 2 choses (illustration ci-contre) :
  • le nom de l'institution : indiquez le nom officiel de l'institution
  • le type d'institution : choisissez ce qui convient via le menu déroulant "Category"

Notez qu'avec le bouton il est possible, selon le contexte, d'ajouter plusieurs institutions.

Comment puis-je récupérer certains éléments saisis dans le rapport de l'an dernier ?
Pour ce faire ouvrez, à coté de la fenêtre de saisie du rapport d'activité 2015, une autre fenêtre de navigateur web pointant sur votre rapport 2014. Bien que ce dernier ne soit accessible qu'en lecture seule (vue Synthesis), cela vous permet tout de même de sélectionner du texte, le copier avec <ctrl-C> (<cmd-C> sur Mac) puis le coller avec <ctrl-V> (<cmd-V> sur Mac) dans un champ de saisie du rapport 2015.

Menu Education

Est-il possible d'éditer les informations des 2 tableaux "BA, MA and Doctoral level at EPFL" (spring/fall semesters) ?
Non, car il s'agit ici des descriptions officielles des cours sous IS-Academia. Notez aussi que les cours affichés se rapportent à 2 années académiques distinctes : Spring semester→année 2014-1015, Fall semester→année 2015-2016 !
La seule chose que vous pouvez faire c'est, à l'aide du bouton édition, activer/désactiver la "visibilité" dans votre rapport d'activité de ces cours, selon qu'ils sont dispensés ou non par le personnel de votre unité.

Les cours n'apparaissant pas dans ces 2 tableaux peuvent être saisis manuellement sous Additional teaching.

D'où proviennent les informations existantes du tableau "Additional teaching" ?
Nous avons repris ici, pour alléger votre travail de saisie, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons de soigneusement contrôler ces données, notamment supprimer tout ce qui ne se rapporte plus à l'année 2015 !
Puis-je éditer les informations des 2 tableaux "Master diploma projects in Architecture" et "Theoretical statements of master projects in Architecture" ?
Non, car il s'agit de données remontées par ENAC-SAR sur InfoScience et qui ne vous appartiennent pas. Le cas échéant signalez les erreurs à Lydia Roduit.
La seule chose que vous pouvez faire c'est, à l'aide du bouton édition, activer/désactiver la "visibilité" de ces travaux dans votre rapport d'activité.
Quels sont les travaux apparaissant dans le tableau "Semester projects" ?
Nous avons injecté ici, depuis la base de données IS-Academia, tous les projets de semestre d'étudiants réalisés durant les semestres de printemps & automne 2015 et dont les tuteurs/superviseurs sont rattachés à votre unité.
Comment éditer les projets du tableau "Other student projects" ?
Il s'agit d'une vue dynamique de projets d'étudiants que votre unité a saisis dans InfoScience. C'est donc sur InfoScience que ces données doivent être éditées, les modifications apparaissant ensuite instantanément dans ENAC-RA !
Où saisir les participations à des jurys de thèse ?
Il faut faire cela dans le tableau Education > Advising > PhD thesis. Selon votre rôle dans le jury, saisissez alors votre nom dans le champ Co-advisor(s) ou Other(s).

Menu Research

Puis-je éditer les informations des tableaux "Funded and submitted research projects" et "Funded equipments" ?
Non, ce n'est pas possible, vous auriez dû faire cela sur GrantsDB avant fin janvier 2016 (comme indiqué dans un email envoyé par le décanat). La seule chose que vous pouvez faire c'est masquer, avec le bouton Show/Hide, certaines entrées qui ne seraient pas relevantes. Si vous constatez cependant des lacunes ou erreurs importantes, vous pouvez nous les signaler via Tools & Help > Feedback & support. Nous tenterons de les corriger manuellement directement dans la base de données ENAC-RA.

Notez encore que :

Menu Dissemination

D'où proviennent les informations des tableaux de ce chapitre ?
Ces données proviennent toutes d'InfoScience. Il peut y avoir autant de rubriques (tableaux) qu'il existe de "document types" dans InfoScience (voir cette copie d'écran d'InfoScience), pour autant que vous ayez des informations pour 2015 dans chacune de ces catégories. Exception : les "Student Projects" sont déportés dans le chapitre Education.
Comment éditer les informations (champs "Data") des tableaux de ce chapitre ?
Ces données sont affichées dynamiquement (live) depuis InfoScience. Ce n'est donc que sur InfoScience que vous pouvez les éditer, les modifications apparaissant ensuite instantanément dans ENAC-RA !
A quoi sert l'option "Key" ?
Elle sert à mettre en évidence les 5 ou 10 "publications clés" de l'année concernant votre unité, c'est-à-dire celles sur lesquelles vous souhaitez attirer l'attention. Une fois cette option activée, nous vous conseillons de remplir le champ "Comments / Explanation" pour indiquer la raison de ce choix.
Comment puis-je activer l'option "Peer reviewed" ?
Comme pour les données se trouvant dans le champ "Data", cette option doit être activée sur InfoScience.

Menu Outreach

D'où proviennent les informations des tableaux "Current ongoing collaborations", "Appointments at other institutions" et "Visiting scholars" ?
Nous avons repris ici, pour alléger votre travail de saisie, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons de soigneusement contrôler ces données, notamment supprimer tout ce qui ne se rapporte plus à l'année 2015 !

Menu Services

D'où proviennent les informations des tableaux "EPFL committees and services" et "Other committees and services" ?
Nous avons repris ici, pour alléger votre travail de saisie, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons de soigneusement contrôler ces données, notamment supprimer tout ce qui ne se rapporte plus à l'année 2015 !
Où puis-je saisir les participations à des jurys de concours d'architecture (Competition committees) ?
Dans le tableau Services > Other committees and services.
Où puis-je saisir les participations à des commissions de nomination de professeurs (Academic promotion committees) ?
Respectivement dans les tableaux Services > EPFL committees and services (si interne à l'EPFL) ou Other committees and services (si externe à l'EPFL).

Menu Vision

Au sujet du tableau "Goals"...
Nous avons repris ici, pour vous simplifier la tâche, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons cependant de les mettre à jour !
Quel est le but du tableau "Others" ?
Certains d'entre-vous nous ont demandé d'ajouter un champ "autres" dans chacun des chapitres du rapport d'activité. Afin de collecter en base de données un maximum d'information "structurées" (car des informations dans un "champ libre" sont très difficilement exploitables, notamment dans le cadre du projet Affinity Map), nous nous limitons à ce seul tableau "Others" ! Insérez-y autant d'entrées que de données jugées importantes que vous n'avez pas réussi à insérer dans les autres rubriques du rapport d'activité. En fonction des informations que l'on trouvera ici, nous définirons éventuellement de nouvelles rubriques structurées dans une prochaine édition du rapport d'activité

Menu Synthesis

Comment fabriquer un fichier PDF de l'ensemble des données de notre rapport d'unité ?
Le menu Synthesis vous offre l'aperçu complet (en lecture seule) de tout ce que vous avez saisi dans chacun des chapitres. Depuis cette page vous pouvez donc, à l'aide du bouton Print , imprimer votre rapport d'activité pour vos propres besoins ou l'"imprimer sur un fichier" pour disposer d'un fichier PDF. Veillez à définir proprement, dans votre navigateur web, le facteur de "zoom à l'impression" pour ne pas déborder par rapport à la marge droite.
Quels sont les autres rôles de cette vue "Synthesis" ?
C'est cette vue qui est offerte aux collaborateurs de votre unité si vous activez l'option "Authorize Staff access" sous Tools & Help > Options (voir plus haut).
De même, lorsque la période de saisie sera terminée (vers mi mars), les rapports seront figés et vous n'aurez alors l'accès plus qu'à cette vue de votre rapport d'activité.
Notez que cette page (et votre rapport d'activité en général) n'est en aucun cas visible de manière publique.
Est-il possible d'afficher dynamiquement sur le site web de notre unité certaines informations provenant de notre rapport d'activité ?
Nous investiguerons cela lorsque la structure du rapport d'activité ENAC-RA et de sa base de données seront définitivement stabilisés. L'idée serait d'implémenter un "web service" du coté ENAC-RA et des widgets d'importation/affichage du coté Jahia