EPFL-ENAC | Rapports d'activité des unités ENAC-RA

ENAC-RA 2016 - Aide et FAQ

Avant-propos

Table des matières

  1. Généralités
  2. Education
  3. Research
  4. Dissemination
  5. Outreach
  6. Services
  7. Vision
  8. Synthesis

Généralités

Comment accéder à l'édition courante (2016) et aux éditions antérieures du rapport d'activité de notre unité ?
Qu'en est-il des anciennes et nouvelles unités ENAC s'agissant de l'exercice ENAC-RA 2016 ?
Dans quelle langue les informations doivent-elles être saisies ?
Bien que l'interface de l'application soit en anglais seulement, vous pouvez saisir les données à choix en français ou en anglais !
Qui a accès à l'application web ENAC-RA ?
Les ayant droits n'ont accès qu'au rapport d'activité de l'unité à laquelle ils appartiennent (éventuellement plusieurs unités s'ils sont multi-accrédités).
Comment puis-je faire relire le rapport d'activité de notre unité à nos collaborateurs ?
Vous pouvez donner l'accès à votre rapport en lecture seule (vue Synthesis) à tous les membres de votre unité en activant l'option suivante : Tools & Help > Options, puis cocher "Authorize Staff access" et sauvegarder.
Quels sont les principes de base de l'interface utilisateur ENAC-RA ?
Tous les éléments cliquables de l'interface utilisateur sont en couleur orange :
Quelle est l'architecture de ENAC-RA et ses liens avec d'autres systèmes d'information de l'EPFL
L'architecture ENAC-RA est présentée dans la figure sous ce lien. Vous constaterez que nous alimentons ENAC-RA à partir de plusieurs systèmes d'information de l'EPFL, essentiellement Infoscience, Accred, IS-Academia et GrantsDB :

La base de donnée ENAC-RA 2016 est relativement complexe puisqu'elle comporte pas moins de 80 tables !
Notons aussi que, pour la première fois cette année, le "moteur" qui anime ENAC-RA est commun pour les rapports 2016 et 2015. Ce n'était pas le cas pour 2013 et 2014 qui avaient chacune le propre moteur applicatif étant donné que la structure des bases de données était très différente.

Quelles données proviennent des différents systèmes d'information EPFL ?
Les données récupérées se rapportent à l'année civile (janvier à décembre 2016) et non pas l'année académique (septembre à août) !

a) Données que nous avons importées depuis IS-Academia (ISA) :

b) Données qui sont en lien direct avec Infoscience (live) : c) Données que nous avons importées depuis GrantsDB (dans l'état de début février 2017) :
Données résultant d'une combinaison de la précédente édition du rapport d'activité et de IS-Academia
Concernant les tableaux suivants : nous obtenons de IS-Academia la liste des gens ayant le statut de Postdocs et PhD thesis en 2016, personnes que nous avons donc introduites dans ces 2 tableaux. Puis nous avons remplacé dans certains champs (Research topic, Thesis title...) les valeurs reçues de IS-Academia par celles que vous aviez saisies dans le rapport d'activité de l'année précédente (qui sont souvent plus exactes que celles de IS-Academia).
Quelles données sont automatiquement reprises de la précédente édition du rapport d'activité ?
Les tableaux suivants sont déjà pré-remplis avec les données que vous aviez saisies l'an dernier ! Il est important que vous les vérifiez, c'est-à-dire éditer ce qui a changé et supprimer vous-même ce qui ne concerne plus l'année 2016 :
Quelles nouvelles rubriques font leur apparition dans le rapport d'activité de cette année ?
Il n'y a aucune nouvelle rubrique (tableau) dans l'édition ENAC-RA de cette année. Mais bon nombre de rubriques existantes font l'objet d'adaptations signalées dans cette documentation par (nouveaux champs, changement de types de champ...).
Comment fonctionne la saisie de personnes ?
La saisie des personnes s'effectue de façon rigoureuse en s'appuyant sur : le système d'annuaires de l'EPFL, la base de données de l'accréditation et une liste de personnes externes propre à ENAC-RA.
Vous constaterez que certains champs de saisie de personnes vous obligent de saisir un nom et un seul (ils sont signalés par *), et que d'autres vous permettent de saisir 0, 1 ou plusieurs personnes.

a) Principes de base de la saisie de personnes :

IMPORTANT : il faut toujours commencer par saisir le Nom de famille (Lastname) suivi d'une virgule puis le Prénom (Firstname) !

b) Saisie d'une personne (collaborateur ou étudiant) actuellement accréditée à l'EPFL ou ayant été accréditée par le passé :

Lorsque vous débutez la saisie d'un Nom de famille, une liste déroulante apparaît, présentant toutes les personnes dont le nom commence par les caractères que vous avez frappés ! Si la liste est longue et que vous ne trouvez pas la personne recherchée, vous pouvez affiner votre recherche en frappant ensuite une virgule puis les premiers caractères du Prénom. Lorsque la personne recherchée apparaît, il suffit alors de la sélectionner dans cette liste !

Notez bien la signification des couleurs dans la bordure de gauche :

  • rouge : ces personnes sont actuellement rattachées à l'Ecole ; vous voyez leur unité de rattachement principale (collaborateur) ou volée/section (étudiant), ainsi que leur numéro d'identification sciper/camipro
  • gris foncé : ces personnes ont été accréditées par le passé mais ont quitté l'Ecole
  • bleu : il s'agit de personnes externes n'ayant jamais été accréditées à l'EPFL mais que vous avez définies précédemment (voir point c) ci-dessous)
  • vert clair (n'apparaît pas tant que vous n'avez pas débuté la saisie du prénom !) : la personne saisie n'existe pas (voir point c) ci-dessous)
ATTENTION : soyez très attentif de sélectionner la bonne personne en cas d'homonymie ! Si vous vous êtes trompé, vous pourrez la supprimer en cliquant sur le bouton et recommencer le processus.

S'agissant des personnes couramment rattachées à l'École, leur nom apparaît ensuite, dans les tableaux, suivi en grisé de l'acronyme de l'unité de rattachement principale (collaborateurs) ou de la section/volée (étudiant).

c) Saisie d'une personne externe n'ayant jamais été accréditée à l'EPFL :

IMPORTANT : saisissez de façon rigoureuse et complète son Nom de famille suivi d'une virgule puis son Prénom, puis cliquez en-dessous dans la zone "Create new external contact..." (bordée à gauche de vert clair, voir illustration ci-contre). Si vous vous êtes trompé dans l'orthographe, supprimez la personne en cliquant sur le bouton et recommencer la saisie.

Les personnes externes que vous avez ainsi saisies apparaîtront automatiquement, lors de saisies ultérieures de personnes, dans la liste déroulante de sélection de personnes, bordées à gauche de bleu !

Comment fonctionne la saisie d'institutions ?
La saisie des noms des institutions fait l'objet de grands changements dans l'édition ENAC-RA de cette année. En effet, pour les besoins du projet Affinity Map il est désormais nécessaire qu'elles soient désignées de façon rigoureuse et univoque.

Vous remarquerez ces changements dans le chapitre Education (tous les tableaux disposant d'une colonne "Institution(s) involved (if not EPFL)"), mais aussi dans le chapitre Outreach les tableaux "Current ongoing collaborations", "Appointments at other institutions" et "Visiting scholars".

A) Lorsque vous saisissez le nom d'une institution, partez du principe qu'elle a de fortes chances de se trouver dans la liste des institutions que nous avons établie pour vous (environ 500 institutions cette année). Pour cela, saisissez une partie du nom de l'institution. En général essayez la dénomination anglaise pour les pays non-francophones et la dénomination originale pour la francophonie. Admettons que vous chercher par exemple l' "Imperial College de Londres". Si vous saisissez "Londres", vous ne trouverez rien. Par contre si vous saisissez "London", vous verrez apparaître, en-dessous du champ de saisie, la liste des institutions se rapportant à Londres, et il vous suffira alors de cliquer sur l'institution désirée, en l'occurrence "Imperial College London, UK". L'attribut "Category" résultera automatiquement de ce choix et ne peut pas être modifié.
B) Mais comment procéder si l'institution ne fait vraiment pas partie de la liste des institutions prédéfinies ? Il vous faut alors la saisir en respectant la syntaxe suivante : nom officiel de l'institution (dénomination anglaise pour les pays non-francophones, dénomination originale pour la francophonie), suivi d'une virgule, suivi de l'abréviation du pays (voir country codes, à l'exception du Royaume-Uni où l'on mettra "UK"). Dans ce cas vous devrez vous-même sélectionner le type d'institution dans le menu déroulant "Category".
Notez que les nouvelles institutions que vous saisissez manuellement seront "normalisées à postériori" par nous-mêmes, donc ce n'est pas grave si vous avez de la peine à préciser leur dénomination exacte. Elles seront de ce fait aussi disponibles dans la liste pour ces prochaines années !
Que se passe-t-il avec les noms des institutions automatiquement récupérés à partir des rapports d'activité de l'an dernier ?
IMPORTANT: Ces dernières années, la saisie des noms d'institution s'effectuait de façon totalement libre. C'est la raison pour laquelle, lorsque des éléments du rapport d'activité 2015 de votre unité sont repris dans le rapport d'activité de cette année, le nom des institutions apparaît en rouge (figure ci-contre). C'est le signe qu'il vous faut les re-saisir de façon rigoureuse comme expliqué à la question précédente. Commencez donc par cliquer sur le bouton d'édition

En mode édition, vous voyez à nouveau apparaître en rouge, précédé de la mention "Unverified imported institution", le nom des institutions telles que vous les aviez saisies. Vous devez re-saisir chaque institution, une à une, dans le champ qui se trouve en-dessous. Ne vous faites pas de souci, grâce à notre liste d'institutions prédéfinies cela va très vite !

Par exemple pour re-saisir l'université de Séville, si vous saisissez "Sevil" vous la verrez déjà apparaître et il suffira de la sélectionner ! Le champ "Category" sera, quant à lui, automatiquement mis à jour.

Vous voyez ici qu'en frappant "New" (début de New York), la "Columbia University" est automatiquement trouvée, bien que "New York" ne fasse pas explicitement partie du nom de l'institution !

IMPORTANT : Bien entendu, si l'institution que vous devez re-saisir ne fait pas partie de notre liste d'institutions prédéfiniess, vous devrez la re-saisir de façon rigoureuse comme décrit au point B) de la question précédente !

Comment récupérer certains éléments que nous avions saisis dans le rapport de l'an dernier ?
Pour cela ouvrez, à coté de la fenêtre de saisie du rapport d'activité 2016, une autre fenêtre de navigateur web pointant sur votre rapport 2015. Bien que ce dernier ne soit accessible qu'en lecture seule (vue Synthesis), cela vous permet tout de même de sélectionner du texte, le copier avec <ctrl-C> (<cmd-C> sur Mac) puis le coller avec <ctrl-V> (<cmd-V> sur Mac) dans un champ de saisie du rapport 2016.
Qu'en est-il des PATT qui doivent, parallèlement à ENAC-RA, élaborer un rapport spécifique ?
Dès cette année, une nouvelle fonctionnalité vous permettra, vers fin mars 2017, d'exporter automatiquement les données que vous avez saisies dans ENAC-RA afin d'élaborer votre rapport de PATT ! Les données ainsi exportées seront au format RTF et déjà dans la structure définie par le Règlement PATT.

Education

À quoi se réfère le champ "Institution where taught (if not EPFL)" dans plusieurs tableaux de ce chapitre ?
Ces dernières années ce champ s'intitulait "Advisee Institution (if not EPFL)" et il servait à saisir uniquement l'institution du candidat (Advisee) dans le cas où celui-ci ne se trouvait pas à l'EPFL. Dès cette année, et pour les besoins de l'Affinity Map, il vous faut saisir ici les différentes institutions de toutes les personnes impliquées et dans le cas où elles ne sont pas rattachées à l'EPFL, qu'il s'agisse du candidat/étudiant (Advisee) et des tuteurs/superviseurs (Supervisor, Advisor, Co-advisor...).
Pourquoi ne puis-je pas éditer les informations des 2 tableaux "BA, MA and Doctoral level at EPFL" (spring/fall semesters) ?
Il s'agit ici des descriptions officielles des cours sous IS-Academia. La seule chose que vous pouvez faire c'est, à l'aide du bouton édition, activer/désactiver la "visibilité" dans votre rapport d'activité de ces cours, selon qu'ils sont dispensés ou non par le personnel de votre unité.

Les cours affichés ici sont à cheval sur 2 années académiques distinctes : Spring semester → année académique 2015-1016, Fall semester → année académique 2016-2017 ! Notez que la colonne "Credits / Coeff." affiche des "Coefficients" pour les étudiants de 1ère année (BA1-2) et des "Crédits" pour les autres (BA3-6 et MA1-4).

Quel est l'utilité du tableau "Additional teaching" ?
Cette rubrique permet de saisir les cours donnés par votre unité et qui n'apparaissent pas dans les 2 tableaux "BA, MA and Doctoral level at EPFL", en particulier les formations données à l'extérieur de l'École. C'est ici que vous pouvez aussi saisir les MOOCS que votre unité a développé.

Nous avons repris ici, pour alléger votre travail de saisie, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons de soigneusement contrôler celles-ci, notamment supprimer tout ce qui ne se rapporte plus à l'année 2016 !

Pourquoi ne puis-je pas éditer les informations des 2 tableaux "Master diploma projects in Architecture" et "Theoretical statements of master projects in Architecture" ?
Il s'agit de données qui ont été remontées par la section SAR sur Infoscience et qui ne vous appartiennent pas. Le cas échéant vous pouvez signaler les erreurs à Lydia Roduit (SAR).
La seule chose qu'il est possible de faire à votre niveau c'est, à l'aide du bouton édition, activer/désactiver la "visibilité" de ces travaux dans votre rapport d'activité.
Quels sont les travaux apparaissant dans le tableau "Semester projects" ?
Nous avons injecté ici, depuis la base de données IS-Academia, tous les projets de semestre d'étudiants réalisés durant les semestres de printemps & automne 2016 et dont les tuteurs/superviseurs sont rattachés à votre unité. Vous pouvez éditer l'ensemble de ces données.

Notez que depuis cette année le champ "Advisee(s)" est multi-valué, ce qui vous permet de regrouper en une seule ligne un projet réalisé par un groupe d'étudiants (alors que précédemment il fallait autant de lignes que d'étudiants).

Où saisir les participations à des jurys de thèse ?
Il faut faire cela dans le tableau Education > Advising > PhD thesis. Selon votre rôle dans le jury, saisissez alors votre nom dans le champ Co-advisor(s) ou Other(s). Notez que depuis cette année nous récupérons aussi dans ce tableau les noms des "Co-advisor(s)" définis dans IS-Academia.

Research

Pourquoi ne puis-je pas éditer les informations des tableaux "Funded and submitted research projects" et "Funded equipment" ?
Ces informations ont été importées début février à partir de GrantsDB, et nous ne voulons pas qu'elles divergent dans ENAC-RA. Si vous constatez cependant des lacunes ou erreurs importantes, vous pouvez nous les signaler via Tools & Help > Feedback & support. Nous ferons alors en sorte de les corriger manuellement dans la base de données ENAC-RA.

La seule chose que vous pouvez faire ici c'est masquer, avec l'option "Hidden in RA", certaines entrées qui ne seraient pas relevantes.
Cette année apparaît en outre une option "Hidden in Affinity Map" qui vous permet d'écarter explicitement ce projet de l'Affinity Map.

Notez encore que :

Quelles sont, cette année, les autres nouveautés dans ce chapitre ?
Une nouveau champ "Prize sum" apparaît dans le tableau Awards.

Dissemination

D'où proviennent les informations des tableaux de ce chapitre ?
Ces données proviennent toutes d'Infoscience. Vous aurez dans ce chapitre autant de rubriques (tableaux) qu'il existe de "document types" dans Infoscience (voir cette copie d'écran d'Infoscience), pour autant que vous ayez pour cette année des informations dans ces différentes catégories.
Comment éditer les informations (champs "Data") des tableaux de ce chapitre ?
Ces données sont reprises dynamiquement (live) depuis Infoscience. C'est donc sur Infoscience que vous devez, le cas échéant, les éditer. Vos modifications apparaîtront ensuite instantanément dans ENAC-RA !
A quoi sert l'option "Key" ?
Elle sert à mettre en évidence les 5 ou 10 "publications clés" de l'année concernant votre unité, c'est-à-dire celles sur lesquelles vous souhaitez attirer l'attention. Une fois cette option activée, nous vous conseillons de remplir le champ "Comments / Explanation" pour indiquer la raison de ce choix.
Comment puis-je activer l'attribut "Peer reviewed" ?
Comme pour l'ensemble des données se trouvant dans la colonne "Data", cet attribut doit être activé sur Infoscience.
Quelles sont, cette année, les autres nouveautés dans ce chapitre ?
Dans la colonne "Data" apparaît le "Status" de la publication, avec les valeurs possibles étant : submitted, accepted ou published.
Si des objets ont, sous Infoscience, l'attribut "Not produced at EPFL", une colonne supplémentaire apparaît dans ces tableaux affichant cet attribut.

Outreach

D'où proviennent les informations des tableaux "Current ongoing collaborations", "Appointments at other institutions" et "Visiting scholars" ?
Nous avons repris ici, pour alléger votre travail de saisie, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons de soigneusement contrôler ces données, notamment supprimer tout ce qui ne se rapporte plus à l'année 2016 !
Quelles sont, cette année, les nouveautés de la rubrique "Current ongoing collaborations" ?
Une option "Hide this collaboration in Affinity Map" vous permet d'écarter explicitement ce projet de l'Affinity Map.

En mode saisie vous disposez, sous "Collaboration includes...", de différentes options :

Services

D'où proviennent les informations des tableaux "EPFL committees and services" et "Other committees and services" ?
Nous avons repris ici, pour alléger votre travail de saisie, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons de soigneusement contrôler ces données, notamment supprimer tout ce qui ne se rapporte plus à l'année 2016 !
Où puis-je saisir les participations à des commissions de nomination de professeurs (Academic promotion committees) ?
Respectivement dans les tableaux Services > EPFL committees and services (si interne à l'EPFL) ou Other committees and services (si externe à l'EPFL).
Où puis-je saisir les participations à des jurys de concours d'architecture (Competition committees) ?
Dans le tableau Services > Other committees and services.

Vision

Au sujet du tableau "Goals"...
Nous avons repris ici, pour vous simplifier la tâche, les données de votre rapport d'activité de l'an dernier. Nous vous demandons cependant de les mettre à jour !
Quel est le but du tableau "Others" ?
Certains d'entre-vous nous ont demandé d'ajouter un champ "autres" dans chacun des chapitres du rapport d'activité. Afin de collecter en base de données un maximum d'information "structurées" (car des informations dans un "champ libre" sont très difficilement exploitables, notamment dans le cadre du projet Affinity Map), nous nous limitons à ce seul tableau "Others" ! Insérez-y autant d'entrées que de données jugées importantes que vous n'avez pas réussi à insérer dans les autres rubriques du rapport d'activité. En fonction des informations que l'on trouvera ici, nous définirons éventuellement de nouvelles rubriques structurées dans une prochaine édition du rapport d'activité .

Synthesis

Comment fabriquer un fichier PDF présentant l'ensemble des données de notre rapport d'unité ?
Le menu Synthesis vous offre l'aperçu complet (en lecture seule) de tout ce que vous avez saisi dans chacun des chapitres. Depuis cette page vous pouvez donc, à l'aide du bouton Print , imprimer votre rapport d'activité pour vos propres besoins. En utilisant la fonctionnalité "imprimer sur un fichier" de votre système d'exploitation, vous disposerez alors d'un fichier PDF ! Veillez cependant à définir proprement, dans votre navigateur web, le facteur de "zoom à l'impression" pour ne pas déborder par rapport à la marge droite du papier.
Quels sont les autres rôles de cette vue "Synthesis" ?
C'est cette vue qui est offerte aux collaborateurs de votre unité si vous activez l'option "Authorize Staff access" sous Tools & Help > Options (voir plus haut).

De même, lorsque la période de saisie sera terminée (vers mi mars), les rapports seront figés et vous n'aurez alors l'accès qu'à cette vue de votre rapport d'activité.

Notez que cette page (et votre rapport d'activité en général) n'est en aucun cas accessible de manière publique.