EPFL-ENAC | Informatique ENAC-IT

Procédures d'achat, inventaire et revente de matériel IT

1. Procédure d'achat IT

Les règles d'achat sont définies dans la LEX 5.8.1 Directive concernant les achats à l'EPFL (version anglaise). En résumé, les points essentiels sont les suivants :
  1. Les unités sont responsables des acquisitions qui les concernent et effectuent leurs commandes elles-mêmes.
    Situation particulière en ENAC pour les unités de l'institut IA où c'est Jérôme Zufferey qui est chargé des commandes (à l'exception des unités LABA, LIPID et ACHT qui sont autonomes)
  2. Les unités font appel à la DABS pour les acquisitions complexes
  3. Les équipements informatiques faisant partie intégrante d'un instrument scientifique ne sont pas considérés comme équipements IT, et dans ce cas des directives spécifiques du Research Office de l'EPFL s'appliquent.
  4. Selon le montant de la commande (qu'il s'agisse de l'achat de matériel, de logiciel ou de service) :
  5. Si le montant est > 50'000.- CHF, la commande sera prévalidée par :
  6. Une fois la marchandise reçue, l'acheteur est responsable de : confirmer la réception de celle-ci, faire suivre la facture au Service Financier, mettre l'équipement à l'inventaire de l'unité (selon le montant et la nature de l'équipement : voir chapitre suivant)

2. Procédure d'inventaire

Les règles d'inventaire sont définies dans la LEX 5.9.1 Directive d'inventaire (version anglaise) et rappelées sur cette page de l'EPFL. En résumé, les points essentiels sont les suivants :
  1. Rôles et responsabilités :
  2. Seuils d'obligation de mise à l'inventaire :
  3. Sorties d'inventaire (sous réserve que l'équipement soit revendu, dans ce cas voir chapitre suivant) :
  4. Seuls les équipements inventoriés (i.e. munis d'une étiquette d'inventaire) sont pris en charge par le CRI au niveau réparation

3. Procédure de revente de matériel IT EPFL à un collaborateur ou étudiant

Les règles à ce sujet sont définies dans la LEX 6.4.1 Directive concernant le recyclage et la revente d'équipements IT (version anglaise). En résumé, les points essentiels sont les suivants :
  1. La revente s'effectue exclusivement via une demande/formulaire ServiceNow : aller sur support.epfl.ch, se connecter (Login), puis cliquer sur [Demandes] > Support > Réparation et recyclage de matériel informatique > Revente d'équipements IT
  2. Un workflow est alors initié, durant lequel le CRI :
Outre la possibilité de rachat d'un équipement IT à une unité, le CRI met aussi en vente du matériel IT (voir cette page).